Pemetaan Proses Bisnis dan Perancangan Alur Persetujuan
Indikator: Pemetaan dan perancangan proses bisnis. Studi kasus pengadaan bahan praktik laboratorium Politeknik META Industri. Membandingkan alur manual (as-is) dengan alur terintegrasi ERP (to-be), menetapkan aturan bisnis, dan menguji perubahan harga penawaran.
A. Diagram As-Is (Proses Manual Saat Ini dengan Tanda Risiko ⚠)
1. Dosen Pengampu
Mengajukan kebutuhan bahan praktik melalui pesan WhatsApp
⚠ RISIKO: Tidak ada formulir baku, tanpa tanggal tenggat, pesan mudah tertimbun
↓
2. Kepala Laboratorium
Memeriksa kebutuhan berdasarkan perkiraan
⚠ RISIKO: Subjektif; tidak mengecek ketersediaan fisik stok di gudang
↓
3. Bagian Pembelian
Meminta penawaran dan melakukan pembelian ke pemasok
⚠ RISIKO: Pembelian dilakukan tanpa cek stok gudang; risiko pembelian ganda tinggi
↓
4. Petugas Gudang
Menerima barang fisik; bukti terima dikirim via foto/pesan WA
⚠ RISIKO: Dokumen fisik rentan hilang; stok tidak langsung terdata di sistem
↓
5. Bagian Keuangan
Membayar tagihan berdasarkan dokumen yang diterima
⚠ RISIKO: Pembayaran terlambat, tanpa pencocokan faktur vs surat jalan vs pesanan
Dampak Masalah di Akhir Semester: Bahan praktik menumpuk di gudang karena dibeli ganda, anggaran terbuang untuk barang yang tidak mendesak, dan hubungan dengan vendor terganggu akibat keterlambatan pembayaran.
B. Diagram To-Be (Rancangan Proses Terintegrasi Sistem ERP)
1. Dosen Pengampu
Input Permintaan Pembelian (PR) di Modul ERP
✓ Identitas pengaju, mata kuliah, spesifikasi, dan estimasi biaya tercatat baku
↓
2. Kepala Laboratorium
Verifikasi Kebutuhan & Kelayakan Praktikum
✓ Melihat jadwal semester dan silabus kurikulum
↓
3. Sistem ERP & Gudang
Pemeriksaan Otomatis Saldo Stok & PO Terbuka
Titik Keputusan: Apakah persediaan bahan di gudang mencukupi?
↓
STOK CUKUP
Diterbitkan Bukti Pengeluaran Barang (Goods Issue)
✓ Langsung diambil dari gudang tanpa pembelian baru
STOK KURANG
Rekomendasi Pembelian Terbit Sebesar Kekurangan
Lanjut ke alur pengadaan vendor
↓
4. Bagian Pembelian & Pimpinan
Pemilihan Pemasok & Persetujuan Berjenjang (Approval)
✓ PO otomatis diterbitkan setelah approval pihak berwenang
↓
5. Gudang & Keuangan
Penerimaan Barang (GR) & Verifikasi 3-Way Matching
✓ Pembayaran hanya cair jika PO, Surat Jalan, dan Faktur cocok
C. Aturan Bisnis Pengadaan (Business Rules)
- Aturan 1 (Identitas Pengaju): Setiap permintaan bahan harus mencantumkan identitas dosen, laboratorium tujuan, mata kuliah, dan tanggal penggunaan.
- Aturan 2 (Verifikasi Stok): Sistem wajib memverifikasi saldo stok gudang dan PO yang sedang berjalan sebelum mengizinkan pembuatan Purchase Order baru.
- Aturan 3 (Kewenangan Approval): Nilai pengadaan s/d Rp5.000.000 cukup Kepala Lab; nilai > Rp5.000.000 wajib disetujui Pimpinan / Direktur.
- Aturan 4 (3-Way Matching): Bagian keuangan dilarang mencairkan pembayaran jika dokumen Purchase Order, Bukti Penerimaan Gudang, dan Faktur Pemasok tidak cocok.
- Aturan 5 (Re-Approval Harga): Jika terdapat kenaikan penawaran harga dari pemasok, persetujuan sebelumnya otomatis gugur dan sistem mewajibkan persetujuan ulang.
D. Tabel Aktor dan Tanggung Jawab
| Aktor | Peran & Tanggung Jawab Utama |
|---|---|
| Dosen | Mengajukan kebutuhan bahan praktik dengan rincian kuantitas dan jadwal. |
| Kepala Lab | Memvalidasi urgensi bahan terhadap silabus praktikum mahasiswa. |
| Gudang | Memeriksa stok fisik dan mencatat penerimaan barang (Goods Receipt). |
| Pembelian | Meminta quotation pemasok, menerbitkan PO resmi setelah disetujui. |
| Pimpinan | Memberikan persetujuan anggaran pengadaan sesuai batas otorisasi. |
| Keuangan | Melakukan 3-way matching dan memproses pembayaran tagihan vendor. |
E. Simulasi Permintaan Pengadaan & Kondisi Khusus Perubahan Harga
Daftar Permintaan Pengadaan & Uji Kenaikan Penawaran Harga Pemasok
Ujilah dengan menaikkan nilai penawaran terbaru lebih besar dari nilai awal. Sistem akan otomatis membatalkan persetujuan lama dan mengubah status menjadi "Perlu Persetujuan Ulang".
| No. PR | Pemohon & Bahan | Qty | Nilai Awal | Nilai Terbaru | Status Saat Ini | Uji Perubahan Harga | Aksi Persetujuan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PR-261102-024520 |
Ir. Adie Kusna Wibowo, M.T. Resin Epoxy Komponen A & Katalis B |
25 | Rp 3.500.000 | Rp 3.500.000 | Menunggu Verifikasi |
Pengadaan Darurat 24 Jam Tanpa Menghilangkan Pengendalian Internal
Prosedur Fast-Track Emergency Purchase
1. Identifikasi Kedaruratan: Dosen menandai checkbox "Emergency Purchase" disertai justifikasi ujian mahasiswa.
2. One-Click Mobile Approval: Notifikasi instan dikirim ke smartphone Kepala Lab dan Pimpinan; otorisasi diberikan secara digital dalam hitungan menit.
3. Pemasok Rekanan Terverifikasi: PO langsung dialihkan ke vendor rekanan resmi (preferred vendor) yang memiliki komitmen pengiriman instan (same-day delivery).
4. Kontrol Pascabayar: Barang diterima dan langsung digunakan untuk ujian, namun bagian keuangan tetap mewajibkan Post-Audit 3-Way Matching sebelum pencairan transfer dana ke pemasok.
Bukti (5) — Alasan Mengapa Rancangan Baru Lebih Baik
Manfaat Utama Sistem Baru:
- Meniadakan risiko pembelian ganda karena sistem memverifikasi stok dan pesanan berjalan terlebih dahulu.
- Pengendalian anggaran yang ketat: harga yang naik otomatis membatalkan persetujuan lama, mencegah pembengkakan biaya tanpa izin.
- Penyelesaian tagihan tepat waktu dengan pencocokan dokumen elektronik terpadu (3-Way Matching).
ERP System — TRPL Politeknik META Industri · By Nadia Putri Balqis